Notfallordner anlegen – planbare Sicherheit im Ernstfall

Im Leben gibt es immer wieder Umstände, die belasten, einschränken und das Treffen schwerer Entscheidungen erfordern. Seien es Todesfälle, Krankheiten oder Pflegebedürftigkeit im Alter – im Ernstfall hilft ein Notfallordner. Was ist das und was gehört hinein?

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Ein roter Büro-Ordner sticht zwischen mehreren schwarzen Ordnern hervor
© stockphoto-graf/www.shutterstock.com

Nachlassregelungen, Passwörter, Patientenverfügungen, Versicherungsverträge – in einem Leben kommt allerhand zusammen. Wer eine schwere Krankheit erleidet, den freien Willen und Wünsche nicht mehr selbstbestimmt äußern kann, profitiert von einem Notfallordner. Die Mappe enthält alle erforderlichen Dokumente. Damit erlangen Angehörige oder Vertrauenspersonen ein bedeutsames Mittel, um im Ernstfall angemessen entscheiden zu können.

Was ist ein Notfallordner?

Die Bezeichnung "Notfallordner" offenbart, worum es sich im Wesentlichen handelt: ein Ordner oder eine Sammelmappe, in der die wichtigsten Unterlagen enthalten sind. Denn ein Ernstfall kann immer eintreten. Dann hilft es der Vertrauensperson und Familienangehörigen, die bedeutendsten Dokumente an einem Ort zu wissen.

Wurde keine zeitige Vorsorge getroffen, bestehen oftmals Schwierigkeiten. Angehörige wissen womöglich nicht, welche Verträge existieren und wie die Sachlage mit Versicherungen und Vermögenswerten aussieht. Ein weiteres Dilemma stellt sich, wenn niemand berechtigt oder bevollmächtigt worden ist, um die notwendigen Entscheidungen zu treffen.

Betroffene erhalten mit dem Notfallordner die Möglichkeit, zügig den eigenen Nachlass von Vertrauenspersonen regeln zu lassen. Verträge behalten auch nach einer Notsituation ihre Gültigkeit. Hohe Rechnungen folgen, wenn die bevollmächtigte Person nicht rechtzeitig kündigt. Mit einer Notfallmappe bewahren Sie den Überblick – und die Kontrolle.

Wofür Sie den Notfallordner brauchen

Eine Ernstsituation beherrschbar zu machen, liegt im Sinne eines Notfallordners. Aber welche Ereignisse im Leben erfordern eine solche Vorsorge? Alle unvorhergesehenen Geschehnisse, die eine selbstbestimmte Entscheidung ausschließen, zählen generell dazu. Das betrifft beispielsweise Katastrophensituationen, Krankenhausaufenthalte und schwere Krankheiten. Eine eintretende Pflegebedürftigkeit (zum Beispiel infolge eines Schlaganfalls) führt unter Umständen ebenso zur deutlich eingeschränkten Entscheidungsgewalt. Nicht zuletzt erfordert der Todesfall, zum Beispiel nach einem plötzlichen Verkehrsunfall, zu einer dringenden Nachlassverwaltung.

Was gehört in den Ordner für Notfälle?

Damit Familienangehörige oder andere Vertraute sich zügig im Nachlass zurechtfinden, enthält die Notfallmappe prinzipiell die wichtigsten Dokumente und Hinweise. Das Ziel besteht stets darin, Angehörigen und Vertrauenspersonen kurzfristig einen umfassenden Handlungsspielraum im Sinne von Betroffenen zu ermöglichen.

Alle erforderlichen Verfügungen, Verträge und Informationen sind dafür an einem zentralen Ort gesammelt aufbewahrt. Das erleichtert den Umgang mit notwendigen Entscheidungen, Wünschen und Nachlässen. Welche Dokumente sind hierfür relevant? Die folgende Liste gibt Aufschluss darüber:

  • Kopien: Personalausweis, Sozialversicherungsnummer und Geburtsurkunde
  • Patientenverfügung
  • Medizinisch relevante Informationen (Allergien, Medikamente, Blutgruppe)
  • Versicherungsunterlagen, wie Verträge und Ansprechpartner
  • Finanzunterlagen (Bankkonten, Kreditverträge, Immobilien und dergleichen)
  • Vollmachten für Konten, Vorsorge und Betreuung
  • Schlüssel, Zugangsinformationen und Passwörter für digitale Konten
  • Gegebenenfalls ein Testament
  • Angaben oder Unterlagen zum zuständigen Notar
  • Hinweise für Familie und Angehörige (beispielsweise für Bestattungswünsche)

Notfallmappe aufbewahren – bedeutende Details

Wer sich einen Ordner für den Notfall anlegt, macht sich idealerweise ebenso Gedanken zum Aufbewahrungsort. Der Standort im Haushalt ist wesentlich. Dabei spielen vor allem folgende Fragen eine Rolle: Wo ist die Mappe optimal zugänglich? Wie schützen Sie den Notfallordner vor Katastrophen (Brände, Hochwasser/Überschwemmung und ähnliche zerstörerische Ereignisse)?

Der erste Schritt im Umgang mit dem Sammelordner betrifft die vorgesehenen Vertrauenspersonen. Angehörige müssen wissen, dass es diese Mappe gibt. Zugleich brauchen sie die Information, wo sie den Ordner finden können. In einem Haus oder einer Wohnung besteht grundsätzlich das Risiko eines Feuers. Hochwassersituationen sind ebenfalls denkbar. Deshalb lohnt es sich, den Notfallordner angemessen abzusichern. Es bieten sich die folgenden Optionen für die sichere Lagerung an:

  • Ein gebührenpflichtiges Schließfach bei der Bank
  • Eine feuerfeste Kassette zuhause
  • Den Ordner kopieren und bei einer vertrauenswürdigen Person lagern

Wichtig: Notfallordner regelmäßig aktualisieren

Damit der Ordner seinen Zweck erfüllt, sind zusätzlich aktuelle Angaben essenziell. Von Zeit zu Zeit empfiehlt sich die Kontrolle der Mappe. Ändern sich Informationen in den Unterlagen, gilt es den Notfallordner zu aktualisieren. Solche Änderungen betreffen oftmals die nachstehenden Nachweise:

  • Testament
  • Vorsorgevollmacht
  • Betreuungsvollmacht
  • Patientenverfügung
  • Passwörter für Online-Accounts

Analog oder digital?

Im modernen Internetzeitalter ist es problemlos realisierbar, den Notfallordner online anzulegen. Die Digitalisierung erleichtert die Aufbewahrung. Jedoch spielt die Sicherheit der Daten eine mächtige Rolle. Ein Ordner für den Notfall enthält üblicherweise höchstpersönliche und sensible Informationen. Das ist bei Anwendung einer Online-Variante zu bedenken.

Die Daten sind zudem nicht das einzige Kriterium, das eine spezielle Sorgfalt erfordert. Wer digital eine Lösung sucht, stößt unweigerlich an Grenzen. Demnach muss ein Testament beispielsweise aus Prinzip analog, also handschriftlich, hinterlegt sein. Eine Patientenverfügung oder Vollmacht benötigt dies nicht zwangsläufig.

Fazit

Die Mappe für Notfälle dient der persönlichen Vorsorge. Das erhöht für gewöhnlich die Sicherheit und Kontrolle. Ein Notfallordner kann daher eine enorme Erleichterung im Ernstfall mit sich bringen. Denn Angehörige oder andere Vertrauenspersonen erhalten damit ein hilfreiches Instrument. Es erlaubt ihnen, zügig Entscheidungen im Sinne von Betroffenen zu treffen.

Bei der Erstellung des Ordners sind diverse Kriterien beachtenswert. Die sichere Verwahrung höchstsensibler Informationen und deren Aktualität sind elementar für den Nutzen. Es besteht im Leben stets ein Risiko für Ereignisse, die selbstbestimmte Wahlen einschränken oder verhindern. Damit Angehörige in solchen Notfällen in Ihrem Sinne entscheiden, hilft der Notfallordner.


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